En este Aviso de privacidad para empleados de California se explica cómo ABM administra y usa la informaciónpersonal que tomamos sobre usted.
1. Alcance
Este Aviso de privacidad para empleados de California solo se aplica a empleados, contratistas y solicitantes deempleo residentes en el estado de California.
2. Definiciones
“Nosotros” o “nos” o “nuestro” significa ABM Industries y sus compañías subsidiarias.
“Usted” o “su” significa nuestros empleados/personal actual o anterior, solicitantes de empleo, consultores, contratistas individuales y terceros que nos dan su información relacionada con el empleo u otra relación laboral.Este Aviso también se aplica a la información que se nos da sobre los familiares de los empleados u otras personas y que se utiliza con fines de contacto si hubiera una emergencia o de administración de prestaciones(p. ej., podemos recibir información de contacto de emergencia o información sobre cónyuges, dependientes o beneficiarios).
Nos comprometemos a proteger su información personal y ser transparentes en cuanto a la información que tenemos. No vendemos ni revelamos su información personal. Su información personal será tratada de manera segura y confidencial y solo según se explica abajo o de otra forma por escrito. Nuestros procedimientos son regulados por los requisitos establecidos por ley y normas principales de procesamiento de datos.
3. ¿QUÉ INFORMACIÓN RECOPILAMOS SOBRE USTED?
Recopilamos y guardamos información que se puede usar para identificarlo o que se relaciona con su identidad. Esta información incluye:
- Información personal, como su nombre, género, raza/etnia y estado civil.
- Información de reclutamiento, como competencias, experiencia, cualificaciones y referencias.
- Información de nómina y beneficios, como cantidad del pago, horas extra, información de bonificaciones y de cuentas bancarias, nombres y fechas de nacimiento y números del seguro social de usted, cónyuges, dependientes o beneficiarios.
- Registros de horarios y asistencia, como información de horas de entrada y salida y registros de licencia/ausencia.
- Información de desempeño, como comentarios de los gerentes y revisiones de desempeño.
- Información médica y de seguridad, como auditorías, solicitudes de controles, reportes de incidentes y evaluaciones de riesgos
- Información de recursos humanos, como número de empleado y cargo.
- Información de capacitación, como registros relacionados con necesidades de capacitación o si completó alguna capacitación o no.
- Expedientes disciplinarios, como quejas y expedientes de investigaciones.
- Uso de la computadora/actividad en línea, podemos monitorear cómo usa usted nuestras computadoras, incluyendo los sitios web que visita.
- Revisiones de identificación, como resultados de verificaciones de antecedentes penales y verificaciones I9.
- Salud y bienestar, como información médica ocupacional, discapacidades o información de requisitos especiales.
- Información financiera, como datos de beneficios, deducciones de pago que debe a terceros e información de cuentas bancarias.
- Datos de lugar, como lugar del auto de la compañía, lugar de horario de entrada y lugares de uso del teléfono corporativo.
- Información biométrica, como huella dactilar, reconocimiento de voz, cara, patrón de mano, fotografías y datos sensoriales como información de audio y visual que podemos obtener si utiliza entrevistas en video como parte del proceso de solicitud.
También podemos tomar otra información que elija darnos durante el curso de su empleo. Por ejemplo, también puede darnos información sobre otras personas, como su cónyuge, sus dependientes, beneficiarios y familiares, para que podamos darles beneficios o comunicarnos con alguien si hubiera una emergencia. Antes de darnos información sobre otras personas, debe informarles sobre los datos que piensa darnos. Si nos revela sus datos personales, es posible que ellos también quieran leer este aviso.
Parte de la información que tomamos arriba se define como “información personal delicada” por el estado de California. Esto incluye información como:
- Información sobre su raza u origen étnico, que estamos obligados a tomar para hacer informes gubernamentales.
- Ciudadanía y estatus migratorio
- Información médica, que podemos utilizar para gestionar sus prestaciones médicas y de asistencia social.
- Información biométrica, como huellas dactilares (que se usan en relojes de registro de horarios) u otra información biométrica para identificarlo, como puede ser necesario para trabajar en zonas seguras, tales como aeropuertos, o información de audio y visual que podemos obtener si utiliza entrevistas en video como parte del proceso de solicitud, o fotografías suyas para las tarjetas de identificación.
- Información sobre su salud física o mental, que podemos utilizar para gestionar sus prestaciones médicas y de asistencia social.
- Información sobre su membresía sindical, que estamos obligados a tomar para hacer informes gubernamentales.
- Información sobre su orientación sexual, que estamos obligados a tomar para hacer informes gubernamentales.
- Número de seguro social, carné de conducir, tarjeta de identificación estatal o número de pasaporte, que debemos tomar para procesar sus nóminas, prestaciones y comprobar sus antecedentes para autorizarlo a trabajar en zonas seguras, etc.
- Datos de lugar, como lugar del auto de la compañía, lugar de horario de entrada y lugares de uso del teléfono corporativo, que podemos tomar para supervisar la salud y la seguridad de los empleados deABM, así como los intereses comerciales de ABM.
- Uso de la computadora/actividad en línea, si lo permite la ley, podemos monitorear cómo usa usted nuestras computadoras, incluyendo los sitios web que visita, el contenido de correos electrónicos ymensajes de texto, por ejemplo, para proteger los sistemas de ABM de ciberataques.
4. ¿CÓMO RECOPILAMOS SU INFORMACIÓN?
Podemos tomar su información personal de más de una fuente, pero sobre todo, directamente de usted.Generalmente usted dará esta información directamente a sus gerentes o contacto de RR. HH. locales.También tomamos su información personal de sus gerentes, RR. HH. o compañeros de trabajo. Por ejemplo, a partir de los comentarios de los gerentes.
Podemos tomar información personal de un empleador anterior, médicos, autoridades tributarias, proveedores de beneficios o cuando empleamos a un tercero para que haga una revisión de antecedentes previa al empleo (cuando lo exige o lo permite la ley).
5. ¿POR QUÉ RECOPILAMOS SU INFORMACIÓN?
Siempre que tomamos su información personal, lo hacemos porque hay una razón legal u otra necesidad.La mayoría del tiempo, recopilamos su información porque:
- tenemos que administrar nuestra empresa y esto incluye contratar personas calificadas;
- tenemos que cumplir nuestras obligaciones con nuestros empleados, por ejemplo, el pago de sueldos;
- usted firmó un acuerdo de empleo que nos exige recopilar su información o compartir su información a terceros;
- tenemos que cumplir nuestras obligaciones legales, reglamentarias y profesionales, como reportar las estadísticas de contratación a las autoridades gubernamentales; o
- la recopilación es por un interés comercial legítimo.
Cuando tomamos información para nuestro interés comercial legítimo, es porque tenemos interés en atraer y contratar empleados calificados, prevenir fraudes y administrar nuestra empresa. Esto es importante para que cumplamos las expectativas de nuestros clientes y otras necesidades comerciales. Algunas veces tomamos y entregamos su información personal a un tercero, como un cliente pues se nos ha pedido hacerlo (por ejemplo, para cumplir los requisitos de seguridad de nuestros clientes).
En algunos casos, puede pedirnos que entreguemos su información a otro tercero por un motivo especial y seguiremos sus instrucciones en su nombre (por ejemplo, si nos pide que entreguemos su información de pago a un banco por una solicitud de hipoteca que usted hizo).
Cuando tomamos información personal confidencial es por las razones de arriba y porque:
- tenemos que cumplir nuestras obligaciones y para ejercer sus derechos o los nuestros según las leyes laborales y del seguro social;
- tenemos que determinar si usted puede trabajar o para dar atención o tratamiento médico o social o para administrar atención y servicios médicos o sociales;
- tenemos proteger sus intereses vitales o los intereses de otra persona cuando usted no pueda dar su consentimiento física o legalmente, (por ejemplo, en una emergencia médica); o
- queremos garantizar la igualdad de oportunidades o tratamiento entre personas de distintas razas u origen étnico, personas con distintos estados médicos físicos o mentales o personas con distinta orientación sexual.
También podemos recopilar información sobre condenas y delitos penales, si lo permite la ley. Por ejemplo,
- Una verificación de antecedentes penales durante el reclutamiento o la transferencia, o cuando se necesita un cuestionario de evaluación continuo, ya que pidió trabajar en un puesto en el que la ley permite una verificación.
- Se procesará una acusación de un delito o condena penal que surja durante su relación con nosotros (por ejemplo, en un proceso disciplinario) para que podamos tomar decisiones sobre su relación con nosotros.
6. ¿A QUIÉN REVELAMOS SU INFORMACIÓN?
Revelamos su información a miembros de nuestro equipo de Recursos Humanos y con la administración responsable de tomar decisiones sobre su relación con nosotros, además de otros departamentos que necesitan su información para cumplir ciertos requisitos.
Es posible que también entreguemos su información personal a un tercero, como un cliente pues se nos ha pedido hacerlo (por ejemplo, para cumplir los requisitos de seguridad de nuestros clientes). Además, revelaremos parte de la información a organizaciones gubernamentales y proveedores que nos prestan servicios, como nuestro proveedor de nóminas que emite sus cheques de pago. Los proveedores de servicios cambiarán de vez en cuando. Ejemplos incluyen autoridades tributarias y del seguro social, autoridades reguladoras, nuestras aseguradoras, banqueros, administradores de IT, abogados, auditores, inversionistas, consultores de salud y seguridad, agentes de reclutamiento, proveedores de salud ocupacional y otros asesores profesionales, proveedores de sistemas de RR. HH., proveedores de nómina, proveedores y administradores de beneficios, proveedores de preselección de personal terceros y asesores médicos cuando pidamos un informe.
Podemos revelar su información a compañías del grupo ABM (incluyendo ABM Industries Incorporated y sus subsidiarias) para que puedan prestarnos servicios o si tienen una necesidad legítima de su información.
Solo revelaremos su información si es indispensable para prestar los servicios necesarios. No vendemos ni revelamos su información personal.
7. ¿NECESITAMOS SU CONSENTIMIENTO?
Solo tomamos su información personal a efectos de cumplir nuestros requisitos legales relacionados con su empleo, otros requisitos legales, intereses vitales, tareas públicas y otros intereses legítimos. Si tomamos voluntariamente más información para otros propósitos, algunas veces podemos pedirle su consentimiento para tomar y usar ciertos tipos de información como sus pasatiempos e intereses, que se usarán en un boletín de la compañía, o información de su auto personal para estacionarse en un lugar de ABM. La razón de tomar más información personal se le dará en el momento en que le pidamos su consentimiento. No es una condición ni requisito de su empleo aceptar ninguna solicitud de consentimiento de nosotros.
8. ¿CUÁNTO TIEMPO GUARDAMOS SU INFORMACIÓN?
Guardamos su información el tiempo que lo exija la ley. Esto generalmente esto será por el tiempo que esté empleado por nosotros más algún tiempo extra después de la terminación de su empleo, para propósitos como conservación de registros tributarios y dar informes según lo exige el gobierno u otras leyes. La cantidad de tiempo que retenemos su información variará basándose en la categoría de la información.
9. ¿CUÁLES SON SUS DERECHOS SEGÚN LA LEY DE CALIFORNIA?
La Ley de California, en particular, la Ley de Derechos de Privacidad de California (CPRA) concede los siguientes derechos a los consumidores de California:
A. Derecho a eliminar la información personal: tiene derecho a solicitar que ABM elimine su información personal de nuestros sistemas y proveedores de servicios, como procesadores de nóminas y beneficios.ABM y sus proveedores de servicios deben mantener registros por ley y no pueden eliminar datos como sus registros de nóminas, formularios de impuestos, registros de seguros y otros datos relacionados con su empleo.
B. Derecho a corregir información personal incorrecta: tiene derecho a solicitarle a ABM que corrija la información personal incorrecta dentro de los sistemas de ABM y los proveedores de servicios.
C. Derecho a acceder a la información personal: tiene derecho a solicitarle a ABM que le revele la siguiente información:
a. Las categorías de información personal que hemos tomado sobre usted.
b. Las categorías de las fuentes de las que se obtuvo su información personal.
c. Los objetivos empresariales o comerciales de reunir su información personal.
d. Las categorías de las terceras partes a las que hemos revelado su información personal.
e. Las partes específicas de la información personal que hemos tomado sobre usted.
D. Derecho a saber qué información personal se vende o se revela y a quién: ABM no vende ni revela su información personal. Tiene derecho a solicitar que ABM le revele las categorías de información personal que reveló sobre usted con fines empresariales, como los datos bancarios para la nómina ylas categorías de personas a las que se revelaron, como tramitadores de beneficios.
E. Derecho a oponerse a la venta o revelación de información personal: ABM no vende ni revela su información personal.
F. Derecho a limitar el uso y la revelación de información personal delicada: tiene derecho a solicitar que las empresas limiten el uso de su información personal delicada, como el número de seguro social. Debido a que ABM solo toma la información personal y los datos personales confidenciales que necesitamos para procesar su empleo con nosotros, y que necesitamos tomar y retener para cumplirlos requisitos legales, no ofrecemos un método para presentar una solicitud de límite (Reglamentación7027 de la CCPA, sección m).
G. Derecho a no sufrir represalias tras la exclusión voluntaria o el uso de otros derechos: ABM no le discriminará por haber hecho uso de alguno de estos derechos.Nota: para las solicitudes de información personal, podemos atender solicitudes desde el 1 de en erode 2022, excepto las solicitudes de eliminación. Las solicitudes de derecho de acceso y derecho a saberse limitan a dos solicitudes por periodo de 12 meses.
10. ¿CÓMO PUEDE HACER USO DE SUS DERECHOS?
Puede hacer uso de sus derechos mediante los siguientes métodos de contacto:
A. Visite la página web de los Derechos de Privacidad de California: Enlace: https://www.abm.com/californiaprivacy/.
B. Envíe un correo electrónico a nuestro equipo de privacidad a privacyquestions@abm.com.
C. Llame a nuestro teléfono gratis de privacidad: 1-877-576-6676
Si su solicitud no se puede atender o supone un esfuerzo considerable, podemos negarnos a atenderla e informarle del motivo de la denegación.
ABM se comunicará con usted dentro de 10 días a partir de su solicitud para verificar su identidad y confirmarla solicitud. ABM tiene 45 días para atender su solicitud y puede extenderse a 90 días. ABM le avisará si necesitamos extender el plazo.
ABM verificará su identidad usando su nombre y número de empleado, si está disponible. Es posible que le pidamos otros identificadores, como su número de teléfono y su dirección de correo electrónico. Los representantes de privacidad de ABM trabajarán con usted para atender su solicitud. Si no podemos verificar su identidad, puede que rechacemos la solicitud.
También puede usar un representante autorizado para que envíe una solicitud en su nombre. ABM exige una prueba de que el agente ha firmado el permiso para actuar en su nombre. ABM podrá pedirle que verifique su identidad y confirme que ha dado permiso al representante autorizado para enviar la solicitud. Este requisito no es necesario si ha dado un poder al representante autorizado.
11. ¿CÓMO ASEGURAMOS SU INFORMACIÓN PERSONAL?
Usamos medidas de seguridad técnica y organizacional para proteger la seguridad de su información personal tanto en línea como fuera de línea, incluyendo la implementación de controles de acceso, implementación de firewalls, detección de intrusión de redes y uso de software antivirus. Tenga en cuenta que ningún sistema es totalmente seguro y, aunque nos esforzamos por proteger su información personal, no podemos garantizar que nunca ocurrirá un acceso no autorizado, piratería, pérdida de datos o vulneración de datos.
12. ¿CAMBIARÁ ESTE AVISO EN EL FUTURO?
Podemos cambiar o actualizar este Aviso de privacidad para empleados de California en cualquier momento.
Si cambiamos algunas políticas que se relacionen con la toma y el uso de su información, actualizaremos esteAviso de privacidad para empleados de California y se lo informaremos por medio de los canales de comunicación normal con los empleados.
Este Aviso de privacidad para empleados de California se actualizó y se revisó por última vez el 1 de diciembre de 2023.
13. PARA OBTENER MÁS INFORMACIÓN COMUNÍQUESE CON:
Puede comunicarse con nosotros en relación con este aviso enviando un correo electrónico a nuestros representantes de privacidad a privacyquestions@abm.com.