English
This Employee Privacy Notice explains how ABM handles and uses personal information collected about you.
“We” or “our” or “us” means ABM Industries, as listed above, your prospective, current, or former employer.
“You” or “your” means our current and former staff, job applicants, consultants, individual contractors, and third parties whose information is provided to us in connection with employment or other working relationship (e.g.,we may be provided with emergency contact information and/or information about spouses, dependents, or beneficiaries).
We are committed to protecting your personal information and to being transparent about what information we hold. We do not sell or share your personal information. Your personal information will be treated in a secure and confidential manner and only as explained below or otherwise explained to you in writing. Our procedures are governed by regulatory requirements and leading data processing standards.
This notice informs you about how we handle and collect your personal information. Please read carefully.
WHAT INFORMATION DO WE COLLECT ABOUT YOU?
We collect and keep information that can be used to identify you or is related to your identity. This information includes:
- Personal details, such as your name, gender, race/ethnicity, and marital status
- Recruitment information, such as skills, experience, qualifications, and references
- Payroll and benefits information, such as amount of pay, overtime, bonus details, bank account details; names, birth dates, and social security numbers of spouses, dependents, or beneficiaries
- Time and attendance records, such as clock in / clock out information, and leave / absence records• Performance information, such as manager feedback and performance reviews
- Health and safety information, such as audits, screening requests, incident reports, and risk assessments
- Human resources information, such as employee number and job title• Training information, such as records concerning training needs or whether you have completed training
- Disciplinary records, such as complaints and records of investigations
- Computer use, if allowed by law, we may monitor how our computers are used by you, including websites you visit
- Identification checks, such as results of criminal checks and I9 verifications
- Health and welfare, such as occupational health information, disabilities, or details about special requirements
- Financial information, such as benefits data, pay deductions owed to third parties, and bank account information
- Biometric Information, such as fingerprint, voiceprint, face, hand pattern, photographs, and sensory data like audio and visual information we may obtain if you use video interviewing as part of the application process
- Location Data, such as company vehicle location, time clock check-in location, and corporate phone usage locations
We may also collect other information which you choose to provide us during your employment. For example, you may also provide us with information about other people, like your spouse, dependents, beneficiaries and family members, so that we can provide benefits or contact someone in an emergency. Before you provide information to us about other people, you should inform them of the information which you intend to provide to us. If you disclose their personal information to us, they may wish to read this notice, as well.
If allowed by law or with your consent, we may also collect certain information called "sensitive personal information". This means information such as:
- Race or ethnicity
- Medical information
- Fingerprints (used in connection with time clocks) or other biometric information as may be required for work in secure areas
- Physical or mental health
- Trade union membership
- Sexual orientation
- Criminal records and information regarding criminal offenses
HOW DO WE COLLECT YOUR INFORMATION?
We may collect your personal information from more than one place, but mainly directly from you. You will usually provide this information directly to your managers or local HR contact. We also collect your personal information from your managers, HR, or co-workers (for example, manager feedback).
We may collect personal information from a previous employer, doctors, tax authorities, benefit providers or where we employ another party to carry out a pre-employment background check (where required and/or allowed by law).
WHY DO WE COLLECT YOUR INFORMATION?
Whenever we collect your personal information we do so because there is a legal reason or other need.Most of the time, we collect your information because:
- We need to manage our business by hiring qualified individuals; or
- We need to fulfill our obligations to employees like paying wages; or
- You signed an employment agreement which requires us to collect your information or give your information to another party;
- We need to meet our legal obligations like reporting hiring statistics to government authorities; or
- Collection is for a legitimate business interest.
Where we collect personal information for our legitimate business interest, it is because we have an interest in attracting and hiring qualified employees, preventing fraud and managing our business. This is important so that we meet our customers’ expectations and other business needs. Sometimes, we will collect and provide your personal information to another party like a customer because we have been asked to do so (for example, to meet the security requirements of our customers).
In some cases, you may ask us to provide your information to another party for a special reason, and we will follow your instructions on your behalf (for example, if you ask us to provide pay information to a bank for a mortgage application made by you).
When we collect sensitive personal information, it is for the reasons above and because:
- We need to meet our obligations and to exercise your rights or our rights under employment and social security law; or
- We need to determine whether you can work, or to provide health or social care or treatment or the management of health or social care and services; or
- We need to protect your vital interests or the interests of another person where you are physically or legally not able to give consent (for example, in a medical emergency);
- We want to ensure equality of opportunity or treatment between people of different racial or ethnic origins, people with different states of physical or mental health, or people of different sexual orientation.
We may also collect information about criminal convictions and offenses if allowed by law. For example:
- A criminal record check during recruitment or transfer or where ongoing screening is required because you have applied to work in a role where a check is allowed by law;
- An allegation of a criminal offense or conviction arising during your relationship with us will be processed (e.g., in a disciplinary process) so that we can make decisions about your relationship with us.
DO WE NEED YOUR CONSENT?
We only collect your personal information for the purposes of fulfilling our legal requirements in connection with your employment, other legal requirements, vital interests, public tasks and other legitimate interests. If additional personal information is voluntarily collected for other purposes, we may sometimes ask for your consent to collect and use certain kinds of information, such as your hobbies and interests to be used in a company newsletter, or your personal vehicle information for parking at an ABM location. The reason for collecting additional personal information will be provided to you at the time we ask for your consent. It is not a condition or requirement of your employment to agree to any request for consent from us.
HOW LONG DO WE KEEP YOUR INFORMATION?
We will keep your information for as long as is required by law. This will usually be for the time you are employed by us plus some additional time after the end of your employment, for purposes such as maintaining tax and reporting records as required by the government or by other laws. The amount of time we retain your personal information will vary based on the category of information.
HOW DO WE SECURE YOUR INFORMATION?
We use technical and organizational security measures to protect the security of your personal information bothonline and offline including the implementation of access controls, implementation of firewalls, network intrusiondetection and use of anti-virus software. Please note that no system is completely secure and while we strive toprotect your personal information, we cannot guarantee that unauthorized access, hacking, data loss or a databreach will never occur.
WHO DO WE DISCLOSE YOUR INFORMATION TO?
Your information will be disclosed to members of our Human Resources team and management responsible formaking decisions about your relationship with us, in addition to other departments which need your information to meet certain requirements.
We may also provide your personal information to another party like a customer because we have been asked todo so (for example, to meet the security requirements of our customers). Some of your information will also be disclosed to organizations or other companies that provide services to us, such as our payroll provider who issues your paycheck. These companies or organizations will change from time to time. Examples include tax and social security authorities, regulatory authorities, our insurers, bankers, IT administrators, lawyers, auditors, investors, health and safety consultants, recruitment agents, occupational health providers and other professional advisors, HR system providers, payroll providers, benefit providers and administrators, third party staff vetting providers and medical advisors where we seek a report.
Your information may be disclosed to ABM group companies (including ABM Industries Incorporated and its subsidiaries) so that they can provide us with services or if they have a legitimate need for your information.
Your information will only be disclosed if needed to provide the required services. We do not sell or share your personal information.
WILL THIS NOTICE CHANGE IN THE FUTURE?
We may change or update this Employee Privacy Notice at any time.Should we change certain policies that relate to the collection and use of your information, we will update thisEmployee Privacy Notice and provide notification to you via normal employee communication channels.This Employee Privacy Notice was last updated and reviewed on December 1, 2023.
CONTACT FOR MORE INFORMATION:
You may contact us about this Notice by emailing our privacy representatives at privacyquestions@abm.com.
Spanish
En este Aviso de privacidad para empleados se explica cómo ABM administra y usa la información personal que tomamos sobre usted.
“Nosotros” o “nos” o “nuestro” significa ABM Industries, como se menciona arriba, su empleador posible, actual o anterior.
“Usted” o “su” significa nuestro personal actual o anterior, solicitantes de empleo, consultores, contratistas individuales y terceros que nos dan su información relacionada con el empleo u otra relación laboral (por ejemplo, podemos recibir información de contacto de emergencia o información sobre cónyuges, dependienteso beneficiarios).
Nos comprometemos a proteger su información personal y ser transparentes en cuanto a la información que tenemos. No vendemos ni revelamos su información personal. Su información personal será tratada de manera segura y confidencial y solo según se explica abajo o de otra forma por escrito. Nuestros procedimientos son regulados por los requisitos establecidos por ley y normas principales de procesamiento de datos.
Este aviso le informa de cómo administramos y tomamos su información personal. Léalo atentamente.
¿QUÉ INFORMACIÓN RECOPILAMOS SOBRE USTED?
Recopilamos y guardamos información que se puede usar para identificarlo o que se relaciona con su identidad.Esta información incluye:
- Información personal, como su nombre, género, raza/etnia y estado civil.
- Información de reclutamiento, como competencias, experiencia, cualificaciones y referencias.
- Información de nómina y beneficios, como cantidad del pago, horas extra, información de bonificaciones y de cuentas bancarias, nombres y fechas de nacimiento y números del seguro social de cónyuges, dependientes o beneficiarios.
- Registros de horarios y asistencia, como información de horas de entrada y salida y registros de licencia/ausencia.
- Información de desempeño, como comentarios de los gerentes y revisiones de desempeño.
- Información médica y de seguridad, como auditorías, solicitudes de controles, reportes de incidentes y evaluaciones de riesgos.
- Información de recursos humanos, como número de empleado y cargo.
- Información de capacitación, como registros relacionados con necesidades de capacitación o si completó alguna capacitación o no.
- Expedientes disciplinarios, como quejas y expedientes de investigaciones.
- Uso de la computadora, si lo permite la ley, podemos monitorear cómo usa usted nuestras computadoras, incluyendo los sitios web que visita.
- Revisiones de identificación, como resultados de verificaciones de antecedentes penales y verificaciones I9.
- Salud y bienestar, como información médica ocupacional, discapacidades o información de requisitos especiales.
- Información financiera, como datos de beneficios, deducciones de pago que debe a terceros e información de cuentas bancarias.
- Información biométrica, como huella dactilar, reconocimiento de voz, cara, patrón de mano, fotografías y datos sensoriales como información de audio y visual que podemos obtener si utiliza entrevistas en video como parte del proceso de solicitud.
- Datos de lugar, como lugar del auto de la compañía, lugar de horario de entrada y lugares de usodel teléfono corporativo.
También podemos tomar otra información que elija darnos durante el curso de su empleo. Por ejemplo, también puede darnos información sobre otras personas, como su cónyuge, sus dependientes, beneficiarios y familiares, para que podamos darles beneficios o comunicarnos con alguien si hubiera una emergencia.Antes de darnos información sobre otras personas, debe informarles sobre los datos que piensa darnos. Sinos revela sus datos personales, es posible que ellos también quieran leer este aviso.
Si lo permite la ley o con su consentimiento, también podemos tomar cierta información llamada “información personal confidencial”. Esto incluye información como:
- Raza u origen étnico
- Información médica
- Huellas dactilares (que se usan en relojes de registro de horarios) u otra información biométrica que puede ser necesaria para trabajar en áreas seguras.
- Salud mental o física
- Membresía de sindicato de trabajadores
- Orientación sexual
- Antecedentes penales e información relacionada con delitos penales
¿CÓMO RECOPILAMOS SU INFORMACIÓN?
Podemos tomar su información personal de más de un lugar, pero, sobre todo, directamente de usted.Generalmente usted dará esta información directamente a sus gerentes o contacto de RR. HH. locales.También tomamos su información personal de sus gerentes, RR. HH. o compañeros de trabajo (por ejemplo, comentarios de los gerentes).
Podemos tomar información personal de un empleador anterior, médicos, autoridades tributarias, proveedores de beneficios o cuando empleamos a un tercero para que haga una revisión de antecedentes previa al empleo(cuando lo exige o lo permite la ley).
¿POR QUÉ RECOPILAMOS SU INFORMACIÓN?
Siempre que tomamos su información personal, lo hacemos porque hay una razón legal u otra necesidad.La mayoría del tiempo, recopilamos su información porque:
- tenemos que administrar nuestra empresa y esto incluye contratar personas calificadas;
- tenemos que cumplir nuestras obligaciones con nuestros empleados, por ejemplo, el pago de sueldos;
- usted firmó un acuerdo de empleo que nos exige recopilar su información o compartir su información a terceros;
- tenemos que cumplir nuestras obligaciones legales como informar las estadísticas de contratación a las autoridades gubernamentales; o
- la recopilación es por un interés comercial legítimo.
Cuando tomamos información para nuestro interés comercial legítimo, es porque tenemos interés en atraer y contratar empleados calificados, prevenir fraudes y administrar nuestra empresa. Esto es importante para que cumplamos las expectativas de nuestros clientes y otras necesidades comerciales. Algunas veces tomamos y entregamos su información personal a un tercero, como un cliente pues se nos ha pedido hacerlo (por ejemplo, para cumplir los requisitos de seguridad de nuestros clientes).
En algunos casos, puede pedirnos que entreguemos su información a otro tercero por un motivo especial y seguiremos sus instrucciones en su nombre (por ejemplo, si nos pide que entreguemos su información de pagoa un banco por una solicitud de hipoteca que usted hizo).
Cuando tomamos información personal confidencial es por las razones de arriba y porque:
- tenemos que cumplir nuestras obligaciones y para ejercer sus derechos o los nuestros según las leyes laborales y del seguro social;
- tenemos que determinar si usted puede trabajar o para dar atención o tratamiento médico o social o para administrar atención y servicios médicos o sociales;
- tenemos proteger sus intereses vitales o los intereses de otra persona cuando usted no pueda dar su consentimiento física o legalmente, (por ejemplo, en una emergencia médica); o
- queremos garantizar la igualdad de oportunidades o tratamiento entre personas de distintas razas u origen étnico, personas con distintos estados médicos físicos o mentales o personas con distinta orientación sexual.
También podemos recopilar información sobre condenas y delitos penales, si lo permite la ley. Por ejemplo,
- Una verificación de antecedentes penales durante el reclutamiento o la transferencia, o cuando se necesita un cuestionario de evaluación continuo, ya que pidió trabajar en un puesto en el que la ley permite una verificación.
- Se procesará una acusación de un delito o condena penal que surja durante su relación con nosotros (por ejemplo, en un proceso disciplinario) para que podamos tomar decisiones sobre surelación con nosotros.
¿NECESITAMOS SU CONSENTIMIENTO?
Solo tomamos su información personal a efectos de cumplir nuestros requisitos legales relacionados con su empleo, otros requisitos legales, intereses vitales, tareas públicas y otros intereses legítimos. Si tomamos voluntariamente más información para otros propósitos, algunas veces podemos pedirle su consentimiento para tomar y usar ciertos tipos de información como sus pasatiempos e intereses, que se usarán en un boletín de la compañía, o información de su auto personal para estacionarse en un lugar de ABM. La razón de tomar más información personal se le dará en el momento en que le pidamos su consentimiento. No es una condición ni requisito de su empleo aceptar ninguna solicitud de consentimiento de nosotros.
¿CUÁNTO TIEMPO GUARDAMOS SU INFORMACIÓN?
Guardamos su información el tiempo que lo exija la ley. Esto generalmente esto será por el tiempo que estéempleado por nosotros más algún tiempo extra después de la terminación de su empleo, para propósitos comoconservación de registros tributarios y dar informes según lo exige el gobierno u otras leyes. La cantidad detiempo que retenemos su información variará basándose en la categoría de la información.
¿CÓMO ASEGURAMOS SU INFORMACIÓN?
Usamos medidas de seguridad técnica y organizacional para proteger la seguridad de su información personaltanto en línea como fuera de línea, incluyendo la implementación de controles de acceso, implementación defirewalls, detección de intrusión de redes y uso de software antivirus. Tenga en cuenta que ningún sistema estotalmente seguro y, aunque nos esforzamos por proteger su información personal, no podemos garantizar quenunca ocurrirá un acceso no autorizado, piratería, pérdida de datos o vulneración de datos.
¿A QUIÉN REVELAMOS SU INFORMACIÓN?
Revelamos su información a miembros de nuestro equipo de Recursos Humanos y con la administración responsable de tomar decisiones sobre su relación con nosotros, además de otros departamentos que necesitan su información para cumplir ciertos requisitos.
Es posible que también entreguemos su información personal a un tercero, como un cliente pues se nos ha pedido hacerlo (por ejemplo, para cumplir los requisitos de seguridad de nuestros clientes). Además, revelaremos alguna información a organizaciones u otras compañías que nos prestan servicios, tales como nuestro proveedor de nóminas que emite sus cheques de pago. Estas compañías u organizaciones cambian de vez en cuando. Ejemplos incluyen autoridades tributarias y del seguro social, autoridades reguladoras, nuestras aseguradoras, banqueros, administradores de IT, abogados, auditores, inversionistas, consultores de salud y seguridad, agentes de reclutamiento, proveedores de salud ocupacional y otros asesores profesionales, proveedores de sistemas de RR. HH., proveedores de nómina, proveedores y administradores de beneficios, proveedores de preselección de personal terceros y asesores médicos cuando pidamos un informe.
Podemos revelar su información a compañías del grupo ABM (incluyendo ABM Industries Incorporated y sus subsidiarias) para que puedan prestarnos servicios o si tienen una necesidad legítima de su información.
Solo revelaremos su información si es indispensable para prestar los servicios necesarios. No vendemos ni revelamos su información personal.
¿CAMBIARÁ ESTE AVISO EN EL FUTURO?
Podemos cambiar o actualizar este Aviso de privacidad para empleados en cualquier momento.
Si cambiamos algunas políticas que se relacionen con la toma y el uso de su información, actualizaremos esteAviso de privacidad para empleados de California y se lo informaremos por medio de los canales de comunicación normal con los empleados.
Este Aviso de privacidad para empleados se actualizó y revisó por última vez el 1 de diciembre de 2023.
PARA OBTENER MÁS INFORMACIÓN, COMUNÍQUESE CON:
Puede comunicarse con nosotros en relación con este aviso enviando un correo electrónico a nuestros representantes de privacidad a privacyquestions@abm.com.